Persoonlijke hulpmiddelen

Personeelsdossier versus loonadministratie

Een personeelsdossier mag niet worden verward met de loonadministratie en moet ook niet worden bewaard bij de loonadministratie.

Personeelsdossier

Het personeelsdossier is voor grote en kleine organisaties van groot belang. In een personeelsdossier zitten de benodigde gegevens voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan de werkgever zijn beslissingen over de werknemer kan onderbouwen, of het nu om salarisverhoging of ontslag gaat.

De vraag die in de praktijk regelmatig rijst is welke gegevens thuis horen in een personeelsdossier. Onder andere de volgende gegevens horen thuis in een personeelsdossier;

Persoonlijke gegevens

  • Stamkaart
  • Naw gegevens
  • Kopie van het identiteitsbewijs
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Sollicitatiebrief en het CV van de werknemer
  • Opgaaf gegevens voor de loonheffing (voorheen: Kopie loonbelastingverklaring)  
  • Kopieën van diploma's
  • Getuigschriften
  • Verklaring van goed gedrag (indien van toepassing)
  • Werkvergunning of verblijfsvergunning (voor buitenlandse werknemers)
     

Contracten & arbeidsvoorwaarden

  • Kopie aanstellingsbrief
  • Arbeidsovereenkomst
  • Als er een personeelsreglement / personeelshandboek van toepassing is: een door de werknemer ondertekende verklaring dat hij akkoord is met de toepasselijkheid daarvan
  • Eventuele aanvullingen of wijzigingen arbeidsovereenkomst
  • Geheimhoudingsverklaring (indien van toepassing)
  • Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)
  • Onkostenvergoedingen (indien van toepassing)
  • Bonus- en of targetregelingen (indien van toepassing)
  • Documentatie over gefaciliteerde middelen van het bedrijf (leaseauto, laptop, gsm, kleding, bescherming, et cetera) (waaronder door de werknemer voor akkoord getekende gebruikersovereenkomst) (indien van toepassing)
  • Arbeidstijdenregistratie (bijvoorbeeld klokkaarten) (indien van toepassing)
  • Eventueel zwangerschaps- ouderschaps- of zorgverlof, bijzonder verlof (indien van toepassing)


Functioneren & ontwikkeling

  • Functieomschrijving;
  • Salarisschaalindeling;
  • Verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken
  • Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • Afspraken over loopbaan: actieplan, (persoonlijk) ontwikkelingsplan (POP) en targets
  • Gevolgde cursussen en opleidingen
  • Overzicht van loopbaan: toegekende promoties, et cetera


Ziekteverzuim

  • Verzuimfrequentie
  • Eventuele informatie over de functionele beperkingen van de zieke werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkplek


Let op!

Er mogen géén medische gegevens worden opgenomen in het personeelsdossier. Dus ook niet het re-integratiedossier. Medische gegevens horen thuis in het arbodossier dat berust bij de bedrijfsarts.

Diversen en bijzonderheden

  • Persoonlijke werkaantekeningen van leidinggevende
  • Correspondentie met de werknemer
     

Personeelsdossier versus loonadministratie

Een loonadministratie moet worden bijgehouden door iedere inhoudingsplichtige voor de loonheffingen. De basis van de loonadministratie is de loonstaat. In de loonstaat worden de grondslagen vastgelegd voor de inhouding van de loonbelasting, de berekening van de werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).

Daarnaast moeten de onderliggende gegevens ten aanzien van de volgende tot het loon behorende vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen bij de loonadministratie worden bewaard, zoals:

  • vaste kostenvergoedingen;
  • vergoedingen en verstrekkingen die verband houden met vervoer;
  • uitkeringen en verstrekkingen voor een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning;
  • (eenmalige) uitkeringen en verstrekkingen bij het overlijden van de werknemer, zijn echtgenoot of zijn partner, zijn eigen kinderen en pleegkinderen;
  • diensttijduitkeringen en -verstrekkingen;
  • verstrekkingen met een ideële waarde;
  • geschenken in natura;
  • loonbestanddelen die onder eindheffing vallen;
  • afdrachtverminderingen; en
  • personeelsleningen.
     

Voor het aanleggen en bijhouden van een loonadministratie gelden strikte regels. Dat geldt ook voor de bewaarplaats van de loonadministratie. De bewaarplaats van de loonadministratie is in beginsel de plaats waar de inhoudingsplichtige kantoor houdt. De Belastingdienst kan een andere plaats aanwijzen.

Een personeelsdossier mag niet worden verward met de loonadministratie en moet ook niet worden bewaard bij de loonadministratie.

gearchiveerd onder:
This is Sliced Diazo Plone Theme