Persoonlijke hulpmiddelen

De 9 verplichte onderdelen van de loonadministratie: het complete overzicht

Waaruit bestaat de loonadministratie? Het gaat om 9 belangrijke onderdelen, waarvan een deel optioneel is. Zorg ervoor dat de verplichte onderdelen aanwezig zijn.

We zetten de belangrijke 9 onderdelen van de loonadministratie voor u op een rij:

  • Het loonstrookje voor de werknemer
  • De loonstaat voor de werkgever
  • De jaaropgave
  • Beschikkingen en verklaringen
  • Loonbestanddelen in eindheffing
  • Vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen
  • Afdrachtverminderingen
  • Optioneel: spaarloon- en levensloopregeling
  • Optioneel: de detacheringsverklaring

Twijfelt u over de loonadministratie of over onderdelen daarvan? We kunnen u daar uitstekend over adviseren, net als wanneer u vragen heeft over arbeidsrecht.

Het loonstrookje voor de werknemer

Het loonstrookje is er voor de werknemer. U deelt het uit bij iedere betaling. Let op: gaat het iedere maand om exact hetzelfde bedrag? Dan is het niet verplicht om iedere maand het loonstrookje uit te reiken.

Op het loonstrookje zijn een aantal zaken van belang. Zorg er in ieder geval voor dat de volgende onderdelen erop staan, zodat die ook in de loonadministratie terug te vinden zijn:

  • Gegevens van de werknemer (NAW)
  • Gegevens van de werkgever (NAW)
  • Het minimumloon voor de functie
  • Het daadwerkelijke loon (bruto)
  • De samenstelling van het loon, uit basissalaris, prestatiebeloningen, toeslagen, etc.
  • Ingehouden loonbelasting, sociale premies, pensioen- en VUT-premies
  • Het aantal contracturen
  • Het loontijdvak
  • Vakantierechten voor de werknemer

Daarnaast is het verstandig een aantal andere gegevens op de loonstrook te vermelden. Het gaat dan bijvoorbeeld om het BSN-nummer van de werknemer, het aantal gewerkte uren of dagen en of de loonheffing wordt toegepast. Daarnaast kunt u de verrekende arbeidskorting, het loon voor de ZVW en de eventuele hoogte van een levensloopverlofkorting aanduiden. Verder kunt u uitbetaalde onkostenvergoedingen vermelden, net als het nummer van de dienstbetrekking en het loon voor de werknemersverzekeringen, ook wel bekend als het SV-loon. Tenslotte dient u rekening te houden met de tabel die van toepassing is voor de toepassing van loonbelasting en premies volksverzekeringen en de werknemersverzekeringen waarvoor de werknemer is verzekerd.

De loonstaat voor de werkgever

Ook de loonstaat is een belangrijk onderdeel van de loonadministratie en dient uit een aantal belangrijke onderdelen te bestaan. Het is een formulier voor u als werkgever, waarop de verdiensten van de werknemer staan, om de loonheffingen te kunnen berekenen. Let op: schaf voor iedere medewerker een aparte loonstaat aan. Daarop vermeldt u de volgens gegevens:

  • NAW-gegevens en BSN-nummer van de medewerker
  • Loon in geld en loon in natura
  • Verschuldigde loonbelasting en verzekeringspremies
  • Eventuele reiskostenvergoeding
  • Eventuele fooien

De jaaropgave

Vervolgens is het belangrijk om de jaaropgave voor werknemers op te nemen in de loonadministratie. Met daarop het salaris en de inhoudingen van het voorgaande jaar. Opnieuw is er sprake van een aantal verplichte onderdelen:

  • Totaal ontvangen loon door de werknemer
  • Alle ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen (loonheffing)
  • Toepassing van loonheffingskorting
  • Het inkomen voor de ZVW en Ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage daarvoor
  • Totaal verrekende arbeidskorting
  • Het BSN-nummer van de werknemer
  • Optioneel: totaalbedrag aan levensloopverlofkorting

Let op: zorg ervoor dat werknemers hun jaaropgave op uiterlijk 1 maart ontvangen, over het jaar daarvoor.

Beschikkingen en verklaringen

Is er sprake van een beschikking of een verklaring van de Belastingdienst? Een kopie daarvan hoort dan thuis in de loonadministratie. Bewaar dat formulier tot 5 jaar na beëindiging van de dienstbetrekking.

Loonbestanddelen in eindheffing

Loonbelasting en premie volksverzekeringen worden soms geheven in de eindheffing. Doorgaans worden die bedragen niet ingehouden op het loon, maar door de werkgever betaald. Bewaar de gegevens en nota’s per werknemer, van de onderdelen waarop dit van toepassing is.

Vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen

Alle onderdelen van vergoedingen en uitkeringen aan werknemers die niet tot het loon behoren moeten worden opgenomen in de loonadministratie. Houd dit goed bij en voor iedere werknemer apart. U kunt dan bijvoorbeeld denken aan:

  • Reiskostenvergoedingen
  • Studiematerialen of financiering van een opleiding
  • Personeelsleningen
  • Vergoedingen voor telewerken
  • Diensttijduitkeringen (bij 25-jarig of 40-jarig jubileum)
  • (Eenmalige) overlijdensuitkering aan een werknemer, partner of kinderen
  • Kostenvergoedingen (met structureel karakter)
  • Geschenken in natura

Tip: iedereen hetzelfde geschenk in natura ontvangen? Dan hoeft dit niet individueel in de loonadministratie te worden opgenomen, het mag collectief in de algemene administratie.

Optioneel: afdrachtverminderingen

In een aantal gevallen is het niet nodig om de volledige belasting of premies af te dragen. Dat kan op basis van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WVA). Op die manier stimuleert de overheid onderzoek en onderwijs. We onderscheiden de afdrachtvermindering voor speur- en ontwikkelingswerk, naast de afdrachtvermindering zeevaart. In het eerste geval is er een project- en urenadministratie benodigd in de loonadministratie, samen met een correctie voor de S&O-verklaring. In het tweede geval dient u de naam, geboortedatum, het nummer van het monsterboekje, de periode waarin de zeevarende aan boord was, de namen van het zeeschip, de monsterrollen en de wijzigingen daarop met de kopieën van zeebrieven op te nemen in de loonadministratie.

Optioneel: spaarloon- en levensloopregeling

Is er sprake van een spaarloon- of levensloopregeling? Zelfs als die extern wordt afgehandeld is het belangrijk om de bespaarde bedragen en de bestede bedragen binnen de blokkeringstermijn in de loonadministratie op te nemen. Inmiddels zijn de regelingen afgeschaft en is er geen vervanger voor gekomen. Dit geldt dus alleen voor organisaties die hier al vanuit het verleden gebruik van maken.

Optioneel: de detacheringsverklaring

Tenslotte dient u een detacheringsverklaring in de loonadministratie op te nemen, mits daar sprake van is natuurlijk. Het geldt voor werknemer sin dienst bij een buitenlandse onderneming, die in het buitenland wonen. De verklaring wordt afgegeven door het buitenlandse sociaalzekerheidsorgaan en is belangrijk voor de eigen loonadministratie.

Op die manier kunt u alle belangrijke onderdelen van de loonadministratie verzamelen, om netjes te voldoen aan de wet- en regelgeving. We kunnen u daar goed over adviseren of antwoord geven op specifieke vragen die u heeft.

gearchiveerd onder: ,
This is Sliced Diazo Plone Theme