Persoonlijke hulpmiddelen

Identificatieplicht op het werk

Burgers moeten zich kunnen identificeren. Altijd en overal. Ook op het werk dus en vanaf het moment van indiensttreding, maar ook wanneer daar tussentijds naar gevraagd wordt.

Identificatieplicht op het werk is verbonden aan strikte regels. Voor u als werkgever hebben wij deze regels op een rij gezet om te voorkomen dat u tegen een hoge boete aan loopt.

Identificatieplicht bij indiensttreding

Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen, bent u als werkgever verplicht een kopie van zijn identiteitsbewijs te hebben, bij voorkeur gevoegd bij de loonadministratie. Dit identiteitsbewijs moet geldig en legaal zijn.

Volgens de Wet op de identificatieplicht vallen de volgende documenten onder een juiste identificatieplicht bij indiensttreding:

  • gemeentelijke identiteitskaart
  • Nederlandse identiteitskaart
  • Nederlands paspoort
  • nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de Europese Economische Ruimte (EER)
  • (elektronisch) W-document (voor asielzoekers)
  • verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de Europese Unie/Europese Economische Ruimte (EU/EER)
  • nationaal paspoort van een land buiten de EER met een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen vluchtelingenpaspoort
  • vreemdelingenpaspoort
  • diplomatiek paspoort
  • dienstpaspoort.

Bij indiensttreding voldoet een geldig rijbewijs niet. Normaliter is een rijbewijs een algemeen erkend identiteitsbewijs, maar wanneer een werknemer in dienst treedt, is het belangrijk om de verblijfstatus en nationaliteit te registreren. Een rijbewijs geeft geen informatie hierover. Daarom is volgens de overheid het rijbewijs niet geldig als identificatiebewijs bij het aannemen van nieuwe mensen.

De identificatieplicht geldt ook voor vrijwilligers, stagiairs en ingehuurde krachten.

Controle op geldigheid en echtheid

Elk identiteitsbewijs moet u bij indiensttreding controleren op originaliteit en geldigheid. U gaat daarbij na:

  • of hij geldig is
  • of hij onbeschadigd is
  • of de pasfoto en uiterlijke kenmerken (lengte, kleur ogen) kloppen met die van de werknemer
  • of de handtekening echt is.

Na deze controle maakt u een kopie, die u bewaart in uw personeel-/loonadministratie.

U twijfelt aan de echtheid van het ID-bewijs

Twijfelt u aan de echtheid van het ID-bewijs van de nieuwe werknemer, vraag dan om een ander identiteitsbewijs. Overhandigt hij (of zij) deze niet of blijft u twijfelen, dan raden wij u aan de persoon niet aan te nemen. Laat het ID-bewijs eventueel onderzoeken door de Koninklijke Marechaussee op Schiphol. Blijkt uw twijfel later namelijk gegrond en verblijft uw werknemer illegaal in Nederland, dan worden u als werkgever hoge sancties opgelegd. 

Identificatie bewaarplicht werkgever

Als werkgever hebt u bewaarplicht. Tot ten minste 5 jaar na uitdiensttreding van de medewerker en gerekend vanaf het einde van het jaar van uitdiensttreding bent u verplicht het identiteitsbewijs te bewaren. Deze kopie mag niet vervangen worden in de loop van de tijd, omdat de identiteit en verblijfstatus bij indiensttreding altijd controleerbaar moeten blijven.

Veel HR- en salarissystemen zijn digitaal. Het voordeel daarvan is, dat alle personeelsgegevens, ook het identiteitsbewijs, volgens de wet bewaard blijven. Het systeem moet daarbij echter ook voldoen aan de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wet regelt hoe u moet omgaan met de persoonsgegevens van uw medewerkers, zoals het identiteitsbewijs en andere informatie in het personeelsdossier. Ons systeem voldoet aan deze wetten en aanvullende of aankomende eisen. Bij ons is de keuze is aan u of u de gegevens graag zelf bijhoudt of liever uitbesteedt. Voorwaarde is dat u volledig bent in het samenstellen en opbouwen van het personeelsdossier.

Een voorbeeld
U neemt een nieuwe medewerker in dienst. Zijn arbeidsovereenkomst start op 1 maart 2006 en eindigt op 1 januari 2017. U moet een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer, gemaakt uiterlijk 1 maart 2006, bewaren tot en met 31 december 2022.
U bent bovendien verplicht de wettelijke bepalingen, voortvloeiend uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) in acht nemen.

Sancties bij het niet-nakomen van de identificatieplicht

Als tijdens controle blijkt dat u niet hebt voldaan aan de identificatieplicht van een of meerder werknemers, dan hangt u een boete boven het hoofd, die flink oplopen kan. De aard van de overtreding bepaalt welke sanctie wordt opgelegd.

Hebt u een werknemer die 'vreemdeling' blijkt? 

De Inspectie SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) legt u als werkgever een boete op wanneer uw werknemer door de inspectie als ‘vreemdeling’ wordt aangemerkt. Dit betekent dat hij als illegaal bij u in dienst is volgens de Wet arbeid vreemdelingen (Wav).

Iemand wordt als ‘vreemdeling’ aangemerkt, wanneer hij (of zij) niet de Nederlandse nationaliteit bezit. Hij heeft een tewerkstellingsvergunning nodig om in Nederland te mogen werken. Zonder deze vergunning en bij het niet-nakomen van de identificatieverplichting bij aanstelling krijgt u als werkgever een boete, die kan oplopen tot € 12.000 per illegaal werkende medewerker. Wordt u daarbovenop binnen 5 jaren opnieuw betrapt op overtreding van de Wav, dan wacht u een boete ter hoogte van 100% – 200% van de vorige boete.

Een voorbeeld

Als tuinder komt u handen te kort bij het oogsten van tomaten. U huurt tijdelijk 20 buitenlandse werknemers in. Bij controle constateert de Inspectie SZW dat 14 werknemers de arbeid illegaal hebben verricht. U krijgt een boete van 14 x € 12.000,- = € 168.000,-. De Inspectie SZW heeft u echter een jaar eerder voor dezelfde overtreding beboet. Daardoor loopt de boete op naar € 24.000,- per werknemer. Opgeteld is dat een bedrag van € 336.000,-.

Niet-nakomen identificatieplicht en anoniementarief

Op het niet-nakomen van de identificatieplicht staat een andere sanctie, namelijk toepassing van het fiscale en sociaalverzekeringsrechtelijke anoniementarief. Het anoniemtarief is gebaseerd op het hoogste belastingtarief uit Box I voor de inkomstenbelasting, namelijk 52%. Bij de berekening van de hoogte van dit tarief wordt geen rekening gehouden met fiscale aftrekposten. Er wordt dus uitgegaan van het uitbetaalde salaris.

Identificatieplicht van uw werknemer

Als burger heeft uw werknemer ook identificatieplicht. Dat betekent, dat hij altijd een geldig en legaal ID-bewijs bij zich moet hebben. In dit geval mag het ook een rijbewijs zijn.

Bij werkplekcontrole wordt verplicht u gesteld uw werknemer in staat te stellen zijn identificatiebewijs te pakken. Kan de medewerker geen identificatiebewijs laten zien aan bij voorbeeld de Belastingdienst, het UWV, de Inspectie SZW of de Vreemdelingenpolitie, dan wordt hij meegenomen naar het politiebureau om de identiteit daar verder te onderzoeken.

Als werkgever blijft u verantwoordelijk voor een juiste identificatie. Dat geldt ook wanneer de werknemer weigert een geldig identiteitsbewijs te overleggen. In dat geval moet u de werknemer de toegang tot het werk weigeren.

Met de komst van de nieuwe privacywet bovenop al uw verplichtingen als werkgever hebt u graag een betrouwbaar, veilig en volledig dossieropbouw van elke werknemer. Wij horen vaak dat dit veel gedoe geeft. Wij ondersteunen en adviseren u en helpen u verder, zodat uw personeelsadministratie een stuk gestroomlijnder en wettelijk correct verloopt. Zonder gedoe dus. Neem contact met ons op voor advies en een oplossing op maat.

gearchiveerd onder: ,
This is Sliced Diazo Plone Theme