Persoonlijke hulpmiddelen

Werkkostenregeling: een overzicht voor werkgevers

De werkkostenregeling werd op 1 januari 2011 ingevoerd. Echter, deze is pas sinds 1 januari 2015 voor alle werkgevers verplicht. Wat houdt de werkkostenregeling en wat betekent dit in de praktijk? We zetten het voor u op een rij.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling is sinds 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers, na invoering in 2011. Binnen de Wet op de loonbelasting, die al in 1964 werd ingevoerd. De regeling vervangt net stelsel van vrije (onbelaste) vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer. Details over de werkkostenregeling zijn onder andere opgenomen in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.

De werkkostenregeling werd door de overheid geïntroduceerd om de administratieve lasten te verlichten. Het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen was te complex geworden. Sinds de wijzigingen die er zijn doorgevoerd in de regeling is de complexiteit daarvan helaas ook weer toegenomen.

Vrije ruimte binnen de werkkostenregeling

Er is nog sprake van vrije ruimte in de werkkostenregeling. Het gaat om 1,2% van de totale fiscale loonsom, voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. De vrije ruimte staat ook wel bekend als de ‘vrije ruimte’, ’werkkostenbudget’ of ‘werkkostenruimte’. Het is niet meer nodig om die vergoedingen en verstrekkingen per werknemer te toetsen. In plaats daarvan vindt de toetsing plaats op collectief niveau.

Let op: vergoedingen boven de vrijgestelde werkkostenruimte worden belast met 80%.

Werkkostenregeling: dit betekent het in de praktijk

De nieuwe werkkostenregeling sinds 1 januari 2015 heeft betrekking op een aantal belangrijke elementen binnen het arbeidsrecht:

  • ArbeidsvoorwaardenWerknemer krijgt fiets middels de werkkostenregeling verstrekt
    Het is verstandig om de arbeidsrechtelijke mogelijkheden ten aanzien van de werkkostenregeling te bekijken.
  • CAO’s
    Kent de CAO nog geen speciale bepaling voor werkkosten? Dan dient u als werkgever zelf te beoordelen of individuele verloning op basis van de werkkostenregeling past binnen de CAO.
  • Inkoopcontracten
    De nihilwaardering voor werkkleding geldt alleen nog maar voor de terbeschikkingstelling van kleding, niet meer voor vergoedingen en verstrekkingen van kleding. Is er sprake van vergoeden op basis van declaraties? Zorg ervoor dat de werknemer de kosten dan eerst zelf betaalt, om te voldoen aan de richtlijnen voor de werkkostenregeling.
  • De administratie
    Het is onder de werkkostenregeling belangrijk om alle bonnetjes en facturen netjes te bewaren. Dat hoeft niet meer op werknemersniveau, maar mag collectief. Overigens alleen indien u als werkgever een beroep doet op de gerichte vrijstelling of een nihilwaardering.
  • Bestaande afspraken met de Belastingdienst

Is er sprake van gerichte vrijstelling voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur? Het is aan u als werkgever om op werknemersniveau vast te stellen of het criterium voor een werknemer geldt. U dient er vanuit te gaan dat het niet mogelijk is om het criterium zonder meer toe te passen op het gehele personeelsbestand.

Meer weten op het gebied van arbeidsrecht of op zoek naar specialisten in de salarisadministratie? Neem contact met ons op, dan vertellen we u er graag meer over.

This is Sliced Diazo Plone Theme