Persoonlijke hulpmiddelen

Geen cao? Regel je personeelszaken in een personeelshandboek

Niet elk bedrijf valt onder een cao. In dat geval maak je als werkgever zelf afspraken met je werknemers rond de arbeidsvoorwaarden en huisregels.

In eerste instantie kun je hierin terugvallen op de wet, zoals de Arbeidstijdenwet, de Arbeidsomstandighedenwet, de Wet Minimumloon en de Wet Arbeid en Zorg. Deze vind je in het Burgerlijk Wetboek.

Toch is het raadzaam de regels rond de arbeidsvoorwaarden en het huisreglement in je bedrijf in kaart te brengen en vast te leggen. En daar heb je het personeelshandboek voor.

Het personeelshandboek

Verlof en vakantie, salaris(schalen), toeslagen, pensioenregeling en andere secundaire arbeidsvoorwaarden, het verzuimprotocol en huisregels als werktijden, overwerkregels, de personeelsvereniging, jubilea en dergelijke moet je als bedrijf deels zelf invullen. Elke medewerker hoort op de hoogte te zijn van deze regels en regelingen. Geef elke werknemer dus een exemplaar en laat hem (of haar) tekenen voor ontvangst.

Het personeelshandboek geeft duidelijkheid en voorkomt onnodige problemen. Zo weet elke werknemer waar en wanneer hij (of zij) zich ziekmelden moet en wat zijn rechten en plichten zijn rond bij voorbeeld vakantie tijdens ziekte. En andersom.
En hij kan moeilijk doen over de uitbetaling van de overuren, maar als werkgever kun jij je beroepen op wat je hebt vastgelegd in het personeelshandboek.

Welke arbeidsvoorwaarden en huisregels horen thuis in een personeelshandboek?

Een personeelshandboek geeft duidelijkheid aan de werknemers over de uitwerking van de cao als je bedrijf daaronder valt.
En hij wordt des te belangrijker wanneer je niet leunen kunt op een cao.

Het handboek bestaat grotendeels uit:

  1. een uitleg over de invulling van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals beloning, toeslagen en bonussen en gebruik van bij voorbeeld bedrijfsmaterialen, zoals de leaseauto, mobiele telefoon en computer
  2. de interne huisregels van het bedrijf, waaronder werktijden, pauzes, het verzuimprotocol, vakantie- en verlofaanvragen en regels rond speciale verlofregelingen, zoals calamiteiten- en verhuisverlof.

De inhoud van het personeelsreglement

Het personeelsreglement heb je graag compleet en helder. Zorg dus dat alle belangrijke regelingen en voorwaarden erin staan, deze in begrijpelijke taal beschreven zijn en geen mogelijkheid geven tot verschillende interpretaties.

Zorg bovendien dat je kunt aantonen dat elke medewerker een exemplaar in zijn bezit heeft.

Inhoudsopgave

Vergroot het gebruikersgemak en maak een inhoudsopgave.

Samengesteld door…

Beschrijf kort hoe het personeelshandboek is samengesteld, door wie en in welke vormen hij beschikbaar gesteld is (op papier, op Cd-Rom of…).

Uitleg begrippen

Maak een woordenlijst met begrippen, die voorkomen in het reglement met een korte, duidelijke uitleg.

Sollicitatieprocedures en indiensttreding

Hoe verlopen procedures rond de invulling van interne stageplekken, vacatures en dergelijke? Beschrijf interne en externe procedures, assessment, psychologische tests en dergelijke rond de selectieprocedure.

Beschrijf de aanstellingsprocedure, zoals de arbeidsovereenkomst, werkplek, ontvangst en gebruik van bedrijfsmiddelen zoals de leaseauto en dergelijke.

Beschrijf de inwerkprocedure en -tijd.

Neem de uitgave van dit personeelshandboek mee bij aanstelling van een nieuwe medewerker en de procedure. Wij adviseren de nieuwe medewerker voor ontvangst van het reglement te laten tekenen.

Werktijden

Welke werktijden hanteert je bedrijf? Splits deze eventueel op in verschillende segmenten: kantoor, ploegen, oproepdiensten en/of anders.

Verzuimprotocol

Waar, voor welke tijd of hoeveel dagen, hoe en bij wie moeten medewerkers zich ziekmelden? Wat zijn rechten en plichten aan de kant van de werknemer en de werkgever bij arbeidsongeschiktheid?

Baseer de regels rond verzuimbegeleiding en re-integratie op de Wet Verbetering Poortwachter en leg deze uit in klare taal.

Beschrijf hoe je als bedrijf omgaat met ziekte en vakantie, zoals een arbeidsongeschikte werknemer die op vakantie wil of een werknemer die ziek wordt op zijn vakantieverblijf.

Regel daarnaast hoe zaken lopen rond bij voorbeeld tussentijds contact tussen jou als werkgever en de ziekgemelde werknemer en de sancties die staan op het niet-nakomen van de regels.

Vakantie en vakantietoeslag

Duidelijkheid over hoe werknemers vakantieverlof aanvragen en bij wie voorkomt discussie en conflicten. Beschrijf daarom wanneer men uiterlijk vakantie aanvraagt en bij wie.

Neem ook in het personeelshandboek op hoe de vakantietoeslag geregeld is: hoe hoog is de vakantietoeslag en wanneer wordt deze uitgekeerd?

Andere toeslagen

Beschrijf wanneer er sprake is van andere toeslagen, waarin deze zijn vastgelegd (bij voorbeeld de arbeidsovereenkomst), de hoogte en het tijdstip van de uitkering van deze toeslagen.

Pensioenopbouw

Hoe wordt het pensioen opgebouwd en waar?

Andere, bijzondere uitkeringen

Keer je een bedrag uit bij bij voorbeeld het overlijden van een werknemer, neem dit dan op in het personeelsreglement.

Jubileum

Hoe wordt omgegaan met een jubileum? Wordt het gevierd: hoe? Wordt er een bedrag uitgekeerd, krijgt de medewerker salarisverhoging of komt hij in aanmerking voor een andere, bijzondere secundaire arbeidsvoorwaarde? Neem dat op in het handboek.

Nevenactiviteiten

Omschrijf wat medewerkers wel en niet aan nevenactiviteiten mogen hebben buiten het bedrijf en de voorwaarden die daarbij horen.

Huisregels voor een goed bedrijfsimago

Beschrijf welke huisregels gelden rond het gebruik van het Internet onder werktijd, social media en de gedragscode daaromtrent. Je wilt immers niet dat een verkoper in de buitendienst halfnaakte foto’s op zijn facebookaccount zet van een uit-de-hand-gelopen feestje bij hem thuis.

Beëindiging arbeidsovereenkomst

Welke regels worden aangehouden wanneer een medewerker uit dienst gaat? Hoe, waar en wanneer levert men welke spullen in, hoe zijn eventuele vergoedingen geregeld en krijgt men een getuigschrift of andere referentie?

Zorgplicht bedrijfseigendommen

Neem regels op rond het goed omgaan met bedrijfseigendommen, aansprakelijkheid, afhandeling van schade en diefstal en dergelijke op in het personeelshandboek.

Salaris en bonussen

Beschrijf hoe de salarissen en eventuele bonussen zijn vastgesteld en wanneer deze worden uitgekeerd. Hetzelfde geldt voor toeslagen.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Neem de volgende zaken op in het personeelshandboek, eventueel ook wanneer deze in jouw bedrijf niet van toepassing zijn om vragen te voorkomen:

  • regelingen rond woon-werkverkeer, zoals leaseovereenkomsten, reiskosten, hoe om te gaan met de leaseauto bij ziekte en verlof en dergelijke
  • verhuiskosten
  • kosten zakenreis, inclusief boeteafhandeling
  • overwerk, zoals voorwaarden en compensatie
  • functionerings- en beoordelingsgesprekken, procedures, rechten en plichten en formulieren
  • opleidingsmogelijkheden
  • bijzondere verloven, zoals bij een huwelijk, overlijden en geboorte
  • tegemoetkoming ziektekosten
  • pensioenreglement
  • ongevallenverzekering
  • kinderopvang
  • werken in de flexibele schil en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Slotbepalingen

Vaak staat onder de slotbepalingen vermeld wanneer het personeelsboek van kracht is.
Wij adviseren echter de data van deze en vorige versies voorin het handboek te vermelden voor de volledigheid. Zo zien medewerkers, dat hun eigen exemplaar wellicht niet-geldig meer is.

Ook staat onder de slotbepalingen vaak beschreven wat gebeurt met regels en regelingen die niet beschreven staan in het personeelsreglement, noch op een andere manier geregeld zijn. De meeste bedrijven beschrijven hier, dat het bestuur of de directie over deze zaken een besluit neemt.

Bijlagen

Formulieren, schema’s en overzichten:

  • alle verlofvormen, ook de bijzondere
  • salaris-  en overwerktabellen, inclusief vaste bonussen en toeslagen
  • roosters bij bij voorbeeld ploegendiensten
  • los: huisreglement en verzuimprotocol
  • formulieren voor ziekmelding, gespreksformulieren met instructies, declaratieformulieren, studiekosten en dergelijke
  • voorbeelden bruikleenovereenkomsten en leaseregelingen van bedrijfseigendommen
  • protocol seksuele intimidatie en vertrouwenspersoon.

Legenda

Maak een legenda met alle termen en waar men er informatie over vinden kan.

Tip tot slot

Neem ook op welke sanctie erop staat wanneer deze regels worden overtreden.

Het opstellen van een handzaam en compleet personeelshandboek is een enorme klus. Je wilt misverstanden, discussies en conflicten voorkomen en dat vraag helderheid en ondubbelzinnige taal. Je wilt bovendien, dat de wet goed wordt vertaald, zonder hiaten of fouten.

Mis je de tijd en/of de kennis voor het opzetten van een personeelsreglement, waar je op bouwen kunt? Wij verzorgen hem voor je.

 
gearchiveerd onder: ,
This is Sliced Diazo Plone Theme